CASE STUDY – Usprawnianie procesu ofertowania i redukcja ilości reklamacji w Zielonej Górze i okolicach
Przedsiębiorstwo: Produkcyjno-handlowe
Lokalizacja: Zielona Góra i okolice
Rozmiar: małe przedsiębiorstwo
Branża: metalowa, produkcja ogrodzeń
Tematyka: techniczny koszt wytworzenia (TKW), analiza przyczyn źródłowych, reklamacje, projektowanie i planowanie, usprawnianie procesów biznesowych,
Problem: rosnąca wartość uznanych reklamacji (ok 360 000 zł rocznie) na produkowane przez przedsiębiorstwo wyroby była nie akceptowalna dla Zarządu przedsiębiorstwa, świadomego ponoszonych strat. Straty przedsiębiorstwa były większe niż sama wartość reklamowanych ogrodzeń. Było to związane z nieliczonymi kosztami np.:
- producent ponosił koszty związane z robieniem małych serii (pod zwroty z reklamacji),
- rosnące koszty wysyłek na reklamowane wyroby,
- następowały zaburzenia planów produkcji co opóźniało inne dostawy i zniechęcało klientów,
- spadało zaufanie do marki producenta.
W celu rozwiązania tego problemu dokonano analizy procesu.
- Proces projektowy zaczyna się od otrzymania przez konstruktora formularza stworzonego przez pracownika odpowiedzialnego za pomiary u klienta. Wszelkie ustalenia czynione są między pomiarowcem, a pracownikiem działu handlowego tworzącym wycenę w arkuszu Excel oraz prowadzącym dane zlecenie. Powoduje to sytuację, w której jedna osoba robi pomiary i tworzy formularz, druga wykonuje na tej podstawie dokumentację techniczną, listę materiałową, a trzecia wycenia i pełni de facto funkcję pośrednika, gdy wystąpią błędy/nieścisłości w formularzu.
- Tworzenie dokumentacji technicznej odbywa się w programie AutoCad 2D podczas, gdy firma posiada licencje na program T-Flex Cad umożliwiający parametryczne projektowanie 3D.
- Większość elementów produkowanych jest na podstawie prostych rysunków ideowych, praktycznie „z pamięci” przez obecną załogę, co rodzi problemy w przypadku absencji chorobowej pracowników, lub ich rotacji.
- Ogrodzenia są wykonywane w 4 zasadniczych typach, różniących się głównie wymiarami. We wszystkich elementach innych niż standardowe (np. przęsło z wycięciem pod skrzynkę gazową, lub inny element już istniejący na działce) wykonywane są dodatkowe rysunki wykonawcze pokazujące te modyfikacje.
- Podczas projektowania tworzone są listy materiałowe i tak jak w przypadku rysunków wszystko liczone i tworzone jest „ręcznie” i eksportowane do pliku Excel.
- System ERP zaciąga dane z ręcznie tworzonych list materiałowych, co w przypadku błędu powoduje kolejne – błędy w stanach magazynowych oraz zamówieniach półfabrykatów.
W celu poprawienia obecnej sytuacji wdrożono następujące usprawnienia procesu.
- Opracowano zaawansowany arkusz Exel do przygotowania ofert w oparciu o rzeczywiste listy materiałowe i techniczny koszt wytworzenia produktu. Arkusz został zautomatyzowany i zawierał miedzy innymi:
– Pobieranie nazw używanych produktów i ich indeksów ze stanów magazynowych.
– Opracowano algorytm uwzględniający wszystkie niezbędne obliczenia,
– Stworzono przejrzyste i spójne pola edycji w których handlowiec uzupełnia dane niezbędne. - Opracowano drugi arkusz Excel, który pobiera wszystkie dane i obliczenia z pierwszego. I w tym zostały zastosowane automatycznie tworzone i filtrowane listy materiałowe produkcyjne. Zawierały one zestawienie wszystkich półfabrykatów niezbędnych do wykonania elementów ogrodzenia, podzielone wg typu (przęsła,
słupy, bramy itd.). W tym samym arkuszu stworzyłem również listę materiałową trafiającą do magazynu.
Na jej podstawie pracownicy kompletują elementy wykonane na podstawie list produkcyjnych, liczą je, pakują i zlecają transport gotowego zlecenia. Listy te zostały jednocześnie przygotowane tak, aby system ERP mógł pobrać indeks, ilość i opis każdego elementu. Na koniec zostały stworzone ułatwienie dla pracownika zajmującego się zakupami. W osobnej karcie znajduję się lista zawierającą sumę wszystkich elementów niezbędnych w zleceniu (od śrub i nitów, aż do sumarycznej ilości metrów bieżących stalowych profili hutniczych). - Na koniec została wykonana całkowicie od postaw parametryczną dokumentację wykonawczą 3D w programie podłączoną do arkusza nr 2.
Po zoptymalizowaniu proces projektowania i wdrażania nowego zlecenia wygląda
następująco:
1) Wszystkie dane wsadowe wprowadza do arkusza z wyceną pracownik handlowy na podstawie formularza pomiarowego. Niezbędne uzgodnienia odbywają się na tym etapie między pomiarowcem, a handlowcem.
2) Konstruktor otrzymuje powyższe elementy i weryfikuje poprawność wprowadzonych danych. Listy materiałowe wystarczy wydrukować z pliku Excel do pdf i wprowadzić do systemu. Dokumentacja powstaje poprzez skopiowanie szablonów konkretnych podzespołów ogrodzenia do katalogu zlecenia, w którym już znajdują się arkusze Excel. Odpowiednio nazwane szablony wystarczy otworzyć, odświeżyć, wydrukować dokumentację wykonawczą do pdf i wprowadzić do systemu. Wszystkie czynności w arkuszach Excel są maksymalnie uproszczone poprzez przygotowane makra i sprowadzają się do: otwarcia arkusza, kliknięcia dwóch przycisków z makrami, zamknięcia arkusza.
Podsumowanie
Proces tworzenia wyceny i wprowadzania danych został przypisany do handlowca, który wszelkie wątpliwości rozwiązuje z pracownikiem odpowiedzialnym za pomiary. Oszczędza się w ten sposób czas niezbędny na wcześniejsze pośrednictwo, oraz skupia wprowadzanie danych na jednej osobie, która jest najbardziej zaznajomiona ze zleceniem i otrzymuję w prosty i powtarzalny sposób wycenę.Konstruktor weryfikuje zlecenie i korzystając z szablonów wprowadza dokumentację i listy materiałowe w PDF do systemu.
Korzyści:
- wyeliminowane zostały błędy na etapach:
– tworzenia list materiałowych,
– tworzenia dokumentacji wykonawczej,
– zaciągania danych przez system ERP,
– zamówień materiałowych. - praca konstruktora przy analizie każdego zlecenia została skrócona do 15 min,
- szybkie wprowadzanie przez i handlowca zmian do zlecenia,
- wdrożenie i zastosowanie opracowanego systemu wyeliminowało ww. straty o 90%,
- poprawił się przepływ informacji pomiędzy pracownikami,
- skrócił się czas niezbędny na wykonanie projektu o ok 5%.
