CASE STUDY - Usprawnienie procesu planowania w mieście Łódź i okolicach

1. Ustalaliśmy ogólne normy wydajności i czasy realizacji dla większości asortymentów.
2. Wdrożyliśmy monitorowanie postępów i opóźnienia na podstawie ustalonych norm wydajności oraz wdrożonych KPI (kluczowych wskaźników efektywności).
3. Spotkania planistyczne odbywały się w określone stałe dni w tygodniu (poniedziałek, środa, piątek) by móc na bieżąco korygować zamówienia.
4. W czwartek liderzy rozplanowywali produkcję na nowy tydzień wg specjalnych wystandaryzowanych tabel planu produkcji. W planowaniu uwzględniali asortymenty uwzględnione na liście niedoborów na magazynie. Rozplanowywanie produkcji odbywało się na podstawie ustalonych tabel wydajności i zapotrzebowania.
5. Na piątkowym spotkaniu planistycznym zatwierdzaliśmy plan produkcji na nowy tydzień oraz organizację pracy (stany osobowe w zakładach czy przerwy, technologiczne lub techniczne). Wdrożono przechodzenie osób pomiędzy zakładami, gdyż do tej pory osoby nie zmieniały lokalizacji. Zwiększyło to stabilność produkcji i obciążenia zamówienia w zakładach.
6. Lider otrzymał nowe uprawnienia i obowiązki. Lider produkcji
   a) planuję decyduję i planuję o planie produkcji
   b) odpowiada za jej efektywność kosztową, realizację , terminowość
7. Na spotkaniu planistycznym w poniedziałek „zamykaliśmy” tydzień wcześniejszy. Omawialiśmy opóźnienia produkcyjnie i wdrażaliśmy działania zapobiegające ich powtórzeniu. Wdrażaliśmy usprawnienia produkcyjne i pomysły. Dodatkowo weryfikowaliśmy założenia planu i dostępność stanów osobowych.
8. Wdrożyliśmy codzienne raportowanie. Liderzy w codziennych raportach podsumowywali realizację planu, wszystkie opóźnienia były omawiane na bieżąco wraz z wprowadzaniem bieżących usprawnień.

Strategia prostych reguł podstawą sukcesu transformacji

W naukach zarządzania istnieje nowoczesna i mało znana strategia „prostych reguł “. Proste reguły (zasady) muszą spełnić następujące warunki:

1. Wdrażane zasady powinny być konkretne i łatwe do zrozumienia, również dla skomplikowanych analiz i użytych dużych ilości danych.
2. Zasady powinny być ustalane i weryfikowane przez użytkowników.
3. Zasady powinny wykorzystywać doświadczenia managerów.
4. Zasady powinny rozwijać się i dostosowywać do aktualnej sytuacji.

Na podstawie licznych analiz oraz poszukiwania przyczyn źródłowych zgodnie z strategią prostych reguł wdrożyliśmy następujące zasady:

• wszystkie komponenty do produkcji zostają dostarczone do magazynków podręcznych na 24 godziny przed rozpoczęciem produkcji. To działanie gwarantuje, że:
  – dział produkcji ma wszystkie komponenty przed startem produkcji asortymentu
  – brak przestojów umożliwia elastyczne zmiany planów dziennych produkcji
• za brak startu gniazda o czasie podczas przejęcia zmiany odpowiada lider z zmiany wcześniejszej.
• lider odpowiada za produkt od surowca do umieszczenia w magazynie wyrobów gotowych (wraz z rozliczeniem produkcji)
• lider odpowiada za prawidłowe rozliczenie dokumentów produkcyjnych w ustalonym czasie.
  – zostały określone sztywne czasy rozliczeń dokumentów. Ich realizacja jest monitorowana przez KPI (wskaźniki sukcesu).
  – dokumenty produkcyjne rozliczane są przez liderów do następnego dnia do 7.00.
  – w przypadku problemów z rozliczeniem dokumentu (np. systemowych, jakościowych) dokumenty te, zostają zgłoszone e-mailem oraz sytuację należy wyjaśnić z działem jakości, IT lub księgowością do 9.00.
• do wysyłki w magazynie przejściowym wyrobów gotowych umieszcza się tylko wyrób kompletny i w pełni rozliczony systemowo.
• lider zamawia etykiety pod konkretnie zaplanowaną produkcję, którą planuje w nowym tygodniu zamiast dzień przed.
  – etykiety były dostarczane przez drukarnie w ciągu 12 godzin, jednak sytuację „awaryjnego” zmawiania stały się normą. Dodatkowo generowało to liczne błędy i opóźnienia produkcji.